Цифровизация бизнес-процессов — миссия выполнима

Цифровизация (Оцифровка) — понятие которое нас всё больше и больше преследует. Это также большая тенденция этого столетия. Она призывает компании во всех секторах переосмыслить и ускорить свое развитие. Кто не действует, конкуренция гарантирована в долгосрочной перспективе. Поэтому целесообразно инвестировать в оцифровку бизнес-процессов независимо от сектора. В этой статье вы узнаете, какие шесть важных факторов вы должны принять во внимание, чтобы иметь возможность быстро и легко использовать весь потенциал цифровых процессов.

Вот почему ваши процессы обязательно должны стать цифровыми

Процесс включает в себя согласованный набор взаимодействующих действий, целью которых является достижение заданного результата — это определение. Объем услуг компании состоит из множества различных процессов, которые иногда имеют большее отношение друг к другу, а иногда и меньше. Общим для них является, однако, обеспечение успешной работы и существования холдинга. Чтобы это работало в долгосрочной перспективе, компании не приходят к оцифровке бизнес-процессов.

Практически все бизнес-процессы начинаются с документов или с обмена документами. Аналогично, документы создаются в каждом потоке процесса. Со временем они накапливаются в огромной горе, которую сотрудники и менеджеры компании должны обрабатывать, сортировать, сортировать и архивировать. Любой, кто не полагается на цифровую, а на аналоговую и бумажную работу здесь, не сможет добиться успеха в долгосрочной перспективе. Поскольку бумажные документы вялые, им нужно пространство и украсть ценное время у сотрудников компании. Поиск определенного документа в архиве может занять несколько часов, а обработка документов может занять недели, например, если ответственный сотрудник болен. Оцифровка бизнес-процессов может предотвратить это и сэкономить компании ценное время, которое, в свою очередь, может быть инвестировано в другие прибыльные проекты.

Новые возможности через оцифровку бизнес-процессов

Кроме того, оцифровка предлагает совершенно новые возможности для оптимизации и автоматизации всех процессов. Это важно для всех компаний, которые не хотят терять связь с конкурентами и хотят оставаться в форме на будущее. Чем раньше бизнес начнет оцифровывать бизнес-процессы, тем лучше он будет подготовлен к требованиям будущего. Тем не менее, каждая компания должна учитывать несколько важных факторов, чтобы действительно преуспеть в оцифровке своих процессов. Поэтому вы должны знать следующие шесть пунктов в любом случае.

1. Инвестируйте в профессиональное управление изменениями

Одно можно сказать наверняка, вы не должны ждать слишком долго с началом оцифровки. Однако необдуманные действия не ведут к цели, а только создают путаницу или разочарование, потому что новые, нерешительные введенные методы не работают гладко. Поэтому надлежащая стратегия оцифровки бизнес-процессов является абсолютной необходимостью. Вместе с другими руководителями и начальниками отделов, а также с вашим ИТ-отделом определите, какие процессы в каких областях должны быть оцифрованы. Имейте в виду, что давно установленные рабочие процессы изменятся. Это может вызвать различные реакции у ваших сотрудников.

Если вы сообщили своим сотрудникам, что ваша компания приблизится к оцифровке бизнес-процессов, вам придется ожидать разного уровня развития возникающих эмоций. Первоначальный шок и приверженность старым процессам обычно сопровождаются пониманием и принятием изменений. Следующим шагом является внедрение первых новых методов. Вы должны быть в состоянии перехватить и управлять этими ситуациями как лидер. Поэтому уделите достаточно времени профессиональному управлению изменениями. Только таким образом могут быть выполнены изменения, сопровождающие оцифровку бизнес-процессов. Это важно для того, чтобы использовать весь потенциал цифровых процессов в долгосрочной перспективе.

2. Установите реалистичные цели

После того, как вы настроили управление изменениями, собрали начальные проектные команды и закрепили оцифровку бизнес-процессов в своей корпоративной стратегии, вам нужно определить свои первые измеримые цели. Здесь менеджмент, отдел ИТ и отделы обязательно должны работать вместе. Установите измеримые среднесрочные и долгосрочные цели, а затем работайте над их постепенным внедрением на предприятии. Регулярный обзор соответствующего достижения целей показывает, в чем заключается потенциал для улучшения.

3. Проектируйте свои процессы прозрачно

Без прозрачных процессов невозможно надежно оценить потенциал оцифровки ваших бизнес-процессов. Тем не менее, прозрачность имеет важное значение для оцифровки. Получите исчерпывающий обзор всех процессов в вашей компании. Документируйте текущее состояние и оценивайте его честно. Принесите управление, IT и отделы к лодке. Таким образом, вы можете использовать широкий спектр ноу-хау и точно указать, какие области имеют особенно высокий потенциал оцифровки.

4. Будьте динамичны

Типичным для оцифровки является ее изменчивость. Постоянно развиваются новые технологии, которые в свою очередь предъявляют новые требования. Вот почему ваша компания должна оставаться максимально гибкой в ​​своей стратегии оцифровки. Не пытайтесь оцифровывать все области операции одновременно. Определите приоритеты и используйте их для постепенного преобразования оцифровки бизнес-процессов. Это поможет вам лучше реагировать на внезапные рыночные изменения.

5. Оптимизируйте свои бизнес-процессы заранее

Оцифровка бизнес-процессов может быть реализована особенно хорошо, если ваши процессы имеют как можно меньше слабых мест. Поэтому перед началом проекта по оцифровке поищите проблемные области и устраните их. Устраните ненужные шаги процесса и оптимизируйте процессы. Это открывает путь для автоматизации процесса. Это выгодно только реализации Вашей стратегии оцифровки.

6. Выберите правильное программное обеспечение

Если Вы в первую очередь хотите автоматизировать процессы на основе документов в своей компании, рекомендуется внедрить систему управления цифровыми документами (DMS), такую как PaperOffice, и интегрировать ее в коммерческое решение. Это сделает Ваши рабочие процессы более эффективными, а Ваши бизнес-процессы проще и быстрее благодаря автоматизации. Особенно Ваша бухгалтерия и отдел кадров могут значительно выиграть от цифровых процессов. Первый получает значительные преимущества от автоматической обработки счетов. Здесь все входящие счета могут автоматически записываться и пересылаться непосредственно для обработки. Ошибки и исключения также быстро выявляются и передаются в бухгалтерскую программу. Эта ускоренная обработка счетов экономит Ваше ценное время.

Аналогичная ситуация с оцифровкой бизнес-процессов в отделе кадров. Помещенные здесь для работы с цифровыми записями персонала, уполномоченные сотрудники хранят все важные документы сотрудников в одном месте. Это позволяет ответственному лицу получить доступ к необходимым документам в любое время и в любом месте. Данные доступны быстрее, и вопросы персонала могут быть обработаны намного быстрее. Это ускоряет рабочий процесс и делает работу более гибкой.

Но не каждое программное обеспечение подходит для любого бизнеса. Вот почему имеет смысл привлечь компетентного консультанта на сторону. Он проведет инвентаризацию вместе с Вами и оценит текущее состояние вашей компании. Исходя из этого, он находит для Вас подходящее программное обеспечение и поддерживает вас на первых шагах в направлении цифрового будущего. Это оптимально для оцифровки бизнес-процессов. Кроме того, профессиональный консультант может помочь Вам соблюдать все юридические требования и руководящие принципы, такие как архивирование документов, даже при работе с цифровыми процессами. Таким образом, Вы в безопасности с точки зрения нормативных требований и можете идти своим путем в цифровой форме вместе с PaperOffice.

Посетите нас на www.paperoffice.com и загрузите бесплатную пробную лицензию.


Cистема управления документами PaperOffice 2019 — безбумажный офис становится реальностью

Прощай, бумажный хаос: PaperOffice 2019 убирает столы и шкафы для документов.

Функциональное разнообразие, безопасность и интуитивно понятное управление делают новую версию системы управления документами и информацией реальной повседневной помощью.
 
PaperOffice 2019 устанавливает новые стандарты в управлении документами и, таким образом, является чем-то вроде личного домашнего эльфа для офиса. Действительно умный домашний эльф. Оцифровка бумажных документов, надежная архивация электронной почты, высокопроизводительное распознавание текста, поиск по ключевым словам — без проблем для PaperOffice 2019. Таким образом, система ориентирована не только на друзей магических офисных питомцев, но и на всех боссов и сотрудников, которые хотят оптимизировать свое время. Почему? Если Вы используете PaperOffice, вы экономите в среднем около 150 часов в течение года, которые в противном случае будут потеряны при поиске офисных документов. Достаточно времени, чтобы наконец овладеть деловым английским, получить дальнейшее образование или немного легче.
 
Хитрость: PaperOffice позволяет записывать документы различными способами. Существующие электронные файлы объединяются путем перетаскивания из файловой системы, путем массового импорта отдельных файлов или путем импорта структуры папок Windows в PaperOffice. ScanConnect, стандартный интегрированный модуль сканера, сканирует отсканированные бумажные документы в систему за считанные секунды. Затем они могут быть отредактированы, сохранены, оптимизированы и снабжены отдельными примечаниями.

Модуль OutlookConnect, в свою очередь, обеспечивает быстрый и интуитивно понятный импорт электронной почты — без какого-либо стороннего программного обеспечения. Хранение электронных писем и связанных с ними вложений в общих папках обеспечивает максимально возможный обзор. Архивирование электронной почты, не поддающееся проверке, отвечает всем требованиям законодателя (соответствие требованиям GoBD).
 
В практической офисной жизни PaperOffice 2019 выталкивает «оцифровку» из простого символа модного слова. После оцифровки все документы можно искать с помощью внутренней поисковой системы — будь то электронная почта, PDF или отсканированный бумажный документ. Поиск по ключевым словам в реальном времени доставляет все хиты в один миг. Настройки фильтра ограничивают отображаемые результаты поиска по дате, пользователю, типу документа или ключевым словам.
 
Полезно знать: PaperOffice 2019 — это не облачное решение. Все документы хранятся локально — с военным шифрованием AES до 1024 бит. Таким образом, контроль всегда остается за пользователем. PaperOffice также удовлетворяет потребности предпринимателей, которые не хотят отдавать свой самый важный бизнес-капитал — свою информацию — в руки третьих лиц.