Система управления документами PaperOffice для ресторанного и гостиничного бизнеса — идеальное решение

PaperOffice — идеальное решение для всех отраслей

Все компании в мире совершенно уникальны, но все компании в мире имеют преимущество беспрепятственного управления своими бумагами и документами совместно. Поэтому требования к системе управления документами (СУД) тоже очень разные. В частности, компании, работающие в сфере общественного питания и организации мероприятий, известны своим большим объемом документов.

Без профессиональной СУД быстро возникает множество ручных усилий: от поиска необходимых документов до сортировки всех входящих и исходящих документов и их обширного аналогового архивирования.

Должен быть создан пул цифровых документов, благодаря которому все сотрудники всегда и везде имеют доступ к необходимым документам, а статус обработки может отображаться прозрачно. Гастрономическое обслуживание на высшем уровне и забота о хорошем настроении в качестве хозяина отеля — вот ваши задачи, которые вы выполняете с удовольствием и профессионализмом. PaperOffice позаботится обо всем, обладая такими же техническими и экспертными знаниями, как и управление документами в вашей компании. PaperOffice устраняет все трудоемкие проблемы и создает четкий обзор важных документов, таких как квитанции о гостеприимстве, счета-фактуры и накладные, договоры аренды, добавляя их в цифровой форме в PaperOffice в будущем для управления.

Использование системы управления документами, такой как PaperOffice DMS, приводит, с одной стороны, к экономии времени, что приводит к экономии затрат, например, за счет отказа от бумажных архивов, с другой стороны, к улучшению обслуживания за счет высокого уровня информационных возможностей и плавная обработка данных и информации в цепочке передачи. Цифровое и защищенное от аудита архивирование документов и квитанций в конечном итоге приводит к правовой безопасности в соответствии с правилами GoBD. Но единственное, что мешает всем компаниям немедленно использовать DMS, — это предполагаемые большие ручные усилия для перехода на цифровой путь.

Но не с PaperOffice DMS.

Благодаря системе управления документами PaperOffice вы можете просто перетащить свои квитанции и другую информацию, которая уже доступна в цифровом виде, прямо из проводника Windows в окно программы PaperOffice.

PaperOffice принимает файлы любого типа и может легко захватывать любые файлы благодаря встроенным инструментам. PaperOffice также может захватывать все ваши бумажные документы со сканера благодаря встроенному сканеру. Встроенный ScanConnect поддерживает все сканеры, многофункциональные устройства или копировальные аппараты большой емкости со встроенным блоком сканирования и очень прост в использовании. Отдельные страницы, массовое сканирование или сканирование фотографий: все, что сделано на бумаге, сканируется и записывается с высокой точностью благодаря оптимизации на основе искусственного интеллекта.

Интеллектуальное диалоговое окно для хранения документов безопасно и с молниеносной скоростью хранит новые документы непосредственно в базе данных PaperOffice. У вас всегда есть доступ ко всей информации и документации, чтобы все процессы выполнялись бесперебойно и вовремя. Вы также можете автоматизировать все процессы: благодаря искуственному интеллекту (ИИ) PaperOffice под названием PIA (PaperOffice Intelligent Automatization) вы можете без проблем использовать автоматическое распознавание и хранение документов.

В дополнение к этому, PIA AutoFill выполняет поиск наиболее важных данных документа, интеллектуально считывает их, а затем автоматически индексирует документ в PaperOffice. Экономия времени на важные дела, сокращение расходов за счет отказа от бумажных архивов, повышение качества услуг благодаря способности быстро предоставлять информацию и архивировать ваши документы в цифровом виде с защитой от несанкционированного доступа — PaperOffice гарантирует вам это благодаря внедрению эффективного решения для управления документами . PaperOffice, идеально адаптированный к вашей отрасли и вашим требованиям, интегрируется в цифровом виде в любой рабочий распорядок и рабочий процесс.

Легкая адаптируемость и бесшовная масштабируемость PaperOffice является идеальным краеугольным камнем для вашего нового цифрового офиса и гарантирует идеальное отраслевое решение.

PaperOffice может предоставить вашей компании множество других преимуществ. Мы приглашаем вас посетить наш веб-сайт, чтобы увидеть весь мир возможностей, которые открываются перед вашей компанией при внедрении PaperOffice.

Это программное обеспечение — это не расходы, а вложение, которое значительно повысит продуктивность Вашего бизнеса. Убедившись в преимуществах производительности и эффективности, вы не пожалеете, что вступили в цифровую революцию.

▬ Пробная версия PaperOffice ▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬ 

Теперь протестируйте PaperOffice в течение 14 дней без каких-либо обязательств по адресу: 

https://www.paperoffice.com

▬ Социальные сети ▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬ 

►Facebook: https://www.facebook.com/paperoffice.en/

►Twitter: https://twitter.com/PaperOffice_dms

▬ YouTube ▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬

https://www.youtube.com/paperoffice

▬ PaperOffice Blog ▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬

https://blog-ru.paperoffice.com

Преимущества автоматизации бизнес-процессов с помощью Системы Управления Документами PaperOffice

Когда люди начали автоматизировать задачи, человечество в целом совершило огромный эволюционный скачок, и жизнь стала проще, поскольку она могла производить больше с меньшими ресурсами. Вот почему промышленная революция была так важна, ведь машины не устают; они могли работать без остановок, и человеческий фактор также был исключен из операций. Затем мы вступили в цифровую революцию, которая еще больше ускорила этот процесс.

PIA AutoFill выполняет поиск наиболее важных данных документа, интеллектуально считывает их, а затем автоматически индексирует документ.
PIA AutoFill выполняет поиск наиболее важных данных документа, интеллектуально считывает их, а затем автоматически индексирует документ.

Как видите, автоматизация, без сомнения, приводит все человеческие инициативы к масштабам, которые иначе были бы недостижимы. Именно в этой области ваша компания может извлечь выгоду из PaperOffice, поскольку это программное обеспечение, которое оцифровывает и каталогизирует ваши документы, так что их хранение и последующие консультации являются высокоэффективными (и экологичными).

Как PaperOffice может повысить продуктивность и прибыльность Вашего бизнеса за счет автоматизации? Возьмем пример, который вы знаете не понаслышке: Википедия. Этот веб-сайт представляет собой сборник множества знаний, хранящихся в цифровой форме, что это означает? Ее можно легко обновлять, а с информацией, содержащейся в этой энциклопедии, можно своевременно обращаться в любой точке мира, поэтому считается, что Википедия заменила традиционные печатные энциклопедии. Точно так же время, необходимое для хранения и просмотра документов, с которыми работает ваш бизнес, будет значительно сокращено при использовании PaperOffice. Вот несколько моментов с преимуществами доведения вашего бизнеса до сегодняшнего дня путем внедрения автоматизации с помощью PaperOffice:

• Автоматическая оцифровка с использованием ИИ и системой распознавание текста OCR. Хранить физический документ в Вашей базе данных с помощью PaperOffice очень просто, поскольку программное обеспечение сможет автоматически распознавать символы и формат Вашего документа по отсканированным изображениям или изображениям. Как только Вы добавите документ он будет автоматически распознан по тексту и сохранен на Вашем сервере (при необходимости устройство NAS к примеру от компании Synology), и его можно будет вызвать в любое время набрав искомые ключевые слова в строку поиска или сохраненную информацию о документе.

• Локальное хранилище для большей безопасности. В большинстве случаев пользователи предпочитают полный контроль над своими документами. Лучший способ обеспечить их конфиденциальность и безопасность — хранить их на собственном сервере. С PaperOffice Вы можете сделать это через локальные базы данных MySQL / MariaDB, если Вы хотите зашифровать их для еще большей безопасности.

• Более эффективная групповая работа. К базам данных, содержащим Ваши документы, может удаленно получить доступ один или несколько членов вашей рабочей группы. Помимо перечисленных выше преимуществ цифрового хранилища, вы также получаете максимальную отдачу от производительности своей рабочей группы, предоставляя им возможность доступа ко всей необходимой информации из разных мест. Любой человек с необходимыми разрешениями может отправлять, редактировать и просматривать документы, что повышает общую производительность.

PaperOffice может предоставить вашей компании множество других преимуществ. Мы приглашаем вас посетить наш веб-сайт, чтобы увидеть весь мир возможностей, которые открываются перед вашей компанией при внедрении PaperOffice.

Данное программное обеспечение — это не расходы, а вложение, которое значительно повысит продуктивность Вашего бизнеса. Убедившись в преимуществах производительности и эффективности, Вы не пожалеете, что вступили в цифровую революцию.

▬ Пробная версия PaperOffice ▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬ 

Теперь протестируйте PaperOffice в течение 14 дней без каких-либо обязательств по адресу: 

https://www.paperoffice.com

▬ Социальные сети ▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬ 

►Facebook: https://www.facebook.com/paperoffice.en/

►Twitter: https://twitter.com/PaperOffice_dms

▬ YouTube ▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬

https://www.youtube.com/paperoffice

▬ PaperOffice Blog ▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬

https://blog-ru.paperoffice.com

Цифровизация бизнес-процессов — миссия выполнима

Цифровизация (Оцифровка) — понятие которое нас всё больше и больше преследует. Это также большая тенденция этого столетия. Она призывает компании во всех секторах переосмыслить и ускорить свое развитие. Кто не действует, конкуренция гарантирована в долгосрочной перспективе. Поэтому целесообразно инвестировать в оцифровку бизнес-процессов независимо от сектора. В этой статье вы узнаете, какие шесть важных факторов вы должны принять во внимание, чтобы иметь возможность быстро и легко использовать весь потенциал цифровых процессов.

Вот почему ваши процессы обязательно должны стать цифровыми

Процесс включает в себя согласованный набор взаимодействующих действий, целью которых является достижение заданного результата — это определение. Объем услуг компании состоит из множества различных процессов, которые иногда имеют большее отношение друг к другу, а иногда и меньше. Общим для них является, однако, обеспечение успешной работы и существования холдинга. Чтобы это работало в долгосрочной перспективе, компании не приходят к оцифровке бизнес-процессов.

Практически все бизнес-процессы начинаются с документов или с обмена документами. Аналогично, документы создаются в каждом потоке процесса. Со временем они накапливаются в огромной горе, которую сотрудники и менеджеры компании должны обрабатывать, сортировать, сортировать и архивировать. Любой, кто не полагается на цифровую, а на аналоговую и бумажную работу здесь, не сможет добиться успеха в долгосрочной перспективе. Поскольку бумажные документы вялые, им нужно пространство и украсть ценное время у сотрудников компании. Поиск определенного документа в архиве может занять несколько часов, а обработка документов может занять недели, например, если ответственный сотрудник болен. Оцифровка бизнес-процессов может предотвратить это и сэкономить компании ценное время, которое, в свою очередь, может быть инвестировано в другие прибыльные проекты.

Новые возможности через оцифровку бизнес-процессов

Кроме того, оцифровка предлагает совершенно новые возможности для оптимизации и автоматизации всех процессов. Это важно для всех компаний, которые не хотят терять связь с конкурентами и хотят оставаться в форме на будущее. Чем раньше бизнес начнет оцифровывать бизнес-процессы, тем лучше он будет подготовлен к требованиям будущего. Тем не менее, каждая компания должна учитывать несколько важных факторов, чтобы действительно преуспеть в оцифровке своих процессов. Поэтому вы должны знать следующие шесть пунктов в любом случае.

1. Инвестируйте в профессиональное управление изменениями

Одно можно сказать наверняка, вы не должны ждать слишком долго с началом оцифровки. Однако необдуманные действия не ведут к цели, а только создают путаницу или разочарование, потому что новые, нерешительные введенные методы не работают гладко. Поэтому надлежащая стратегия оцифровки бизнес-процессов является абсолютной необходимостью. Вместе с другими руководителями и начальниками отделов, а также с вашим ИТ-отделом определите, какие процессы в каких областях должны быть оцифрованы. Имейте в виду, что давно установленные рабочие процессы изменятся. Это может вызвать различные реакции у ваших сотрудников.

Если вы сообщили своим сотрудникам, что ваша компания приблизится к оцифровке бизнес-процессов, вам придется ожидать разного уровня развития возникающих эмоций. Первоначальный шок и приверженность старым процессам обычно сопровождаются пониманием и принятием изменений. Следующим шагом является внедрение первых новых методов. Вы должны быть в состоянии перехватить и управлять этими ситуациями как лидер. Поэтому уделите достаточно времени профессиональному управлению изменениями. Только таким образом могут быть выполнены изменения, сопровождающие оцифровку бизнес-процессов. Это важно для того, чтобы использовать весь потенциал цифровых процессов в долгосрочной перспективе.

2. Установите реалистичные цели

После того, как вы настроили управление изменениями, собрали начальные проектные команды и закрепили оцифровку бизнес-процессов в своей корпоративной стратегии, вам нужно определить свои первые измеримые цели. Здесь менеджмент, отдел ИТ и отделы обязательно должны работать вместе. Установите измеримые среднесрочные и долгосрочные цели, а затем работайте над их постепенным внедрением на предприятии. Регулярный обзор соответствующего достижения целей показывает, в чем заключается потенциал для улучшения.

3. Проектируйте свои процессы прозрачно

Без прозрачных процессов невозможно надежно оценить потенциал оцифровки ваших бизнес-процессов. Тем не менее, прозрачность имеет важное значение для оцифровки. Получите исчерпывающий обзор всех процессов в вашей компании. Документируйте текущее состояние и оценивайте его честно. Принесите управление, IT и отделы к лодке. Таким образом, вы можете использовать широкий спектр ноу-хау и точно указать, какие области имеют особенно высокий потенциал оцифровки.

4. Будьте динамичны

Типичным для оцифровки является ее изменчивость. Постоянно развиваются новые технологии, которые в свою очередь предъявляют новые требования. Вот почему ваша компания должна оставаться максимально гибкой в ​​своей стратегии оцифровки. Не пытайтесь оцифровывать все области операции одновременно. Определите приоритеты и используйте их для постепенного преобразования оцифровки бизнес-процессов. Это поможет вам лучше реагировать на внезапные рыночные изменения.

5. Оптимизируйте свои бизнес-процессы заранее

Оцифровка бизнес-процессов может быть реализована особенно хорошо, если ваши процессы имеют как можно меньше слабых мест. Поэтому перед началом проекта по оцифровке поищите проблемные области и устраните их. Устраните ненужные шаги процесса и оптимизируйте процессы. Это открывает путь для автоматизации процесса. Это выгодно только реализации Вашей стратегии оцифровки.

6. Выберите правильное программное обеспечение

Если Вы в первую очередь хотите автоматизировать процессы на основе документов в своей компании, рекомендуется внедрить систему управления цифровыми документами (DMS), такую как PaperOffice, и интегрировать ее в коммерческое решение. Это сделает Ваши рабочие процессы более эффективными, а Ваши бизнес-процессы проще и быстрее благодаря автоматизации. Особенно Ваша бухгалтерия и отдел кадров могут значительно выиграть от цифровых процессов. Первый получает значительные преимущества от автоматической обработки счетов. Здесь все входящие счета могут автоматически записываться и пересылаться непосредственно для обработки. Ошибки и исключения также быстро выявляются и передаются в бухгалтерскую программу. Эта ускоренная обработка счетов экономит Ваше ценное время.

Аналогичная ситуация с оцифровкой бизнес-процессов в отделе кадров. Помещенные здесь для работы с цифровыми записями персонала, уполномоченные сотрудники хранят все важные документы сотрудников в одном месте. Это позволяет ответственному лицу получить доступ к необходимым документам в любое время и в любом месте. Данные доступны быстрее, и вопросы персонала могут быть обработаны намного быстрее. Это ускоряет рабочий процесс и делает работу более гибкой.

Но не каждое программное обеспечение подходит для любого бизнеса. Вот почему имеет смысл привлечь компетентного консультанта на сторону. Он проведет инвентаризацию вместе с Вами и оценит текущее состояние вашей компании. Исходя из этого, он находит для Вас подходящее программное обеспечение и поддерживает вас на первых шагах в направлении цифрового будущего. Это оптимально для оцифровки бизнес-процессов. Кроме того, профессиональный консультант может помочь Вам соблюдать все юридические требования и руководящие принципы, такие как архивирование документов, даже при работе с цифровыми процессами. Таким образом, Вы в безопасности с точки зрения нормативных требований и можете идти своим путем в цифровой форме вместе с PaperOffice.

Посетите нас на www.paperoffice.com и загрузите бесплатную пробную лицензию.


Cистема управления документами PaperOffice 2019 — безбумажный офис становится реальностью

Прощай, бумажный хаос: PaperOffice 2019 убирает столы и шкафы для документов.

Функциональное разнообразие, безопасность и интуитивно понятное управление делают новую версию системы управления документами и информацией реальной повседневной помощью.
 
PaperOffice 2019 устанавливает новые стандарты в управлении документами и, таким образом, является чем-то вроде личного домашнего эльфа для офиса. Действительно умный домашний эльф. Оцифровка бумажных документов, надежная архивация электронной почты, высокопроизводительное распознавание текста, поиск по ключевым словам — без проблем для PaperOffice 2019. Таким образом, система ориентирована не только на друзей магических офисных питомцев, но и на всех боссов и сотрудников, которые хотят оптимизировать свое время. Почему? Если Вы используете PaperOffice, вы экономите в среднем около 150 часов в течение года, которые в противном случае будут потеряны при поиске офисных документов. Достаточно времени, чтобы наконец овладеть деловым английским, получить дальнейшее образование или немного легче.
 
Хитрость: PaperOffice позволяет записывать документы различными способами. Существующие электронные файлы объединяются путем перетаскивания из файловой системы, путем массового импорта отдельных файлов или путем импорта структуры папок Windows в PaperOffice. ScanConnect, стандартный интегрированный модуль сканера, сканирует отсканированные бумажные документы в систему за считанные секунды. Затем они могут быть отредактированы, сохранены, оптимизированы и снабжены отдельными примечаниями.

Модуль OutlookConnect, в свою очередь, обеспечивает быстрый и интуитивно понятный импорт электронной почты — без какого-либо стороннего программного обеспечения. Хранение электронных писем и связанных с ними вложений в общих папках обеспечивает максимально возможный обзор. Архивирование электронной почты, не поддающееся проверке, отвечает всем требованиям законодателя (соответствие требованиям GoBD).
 
В практической офисной жизни PaperOffice 2019 выталкивает «оцифровку» из простого символа модного слова. После оцифровки все документы можно искать с помощью внутренней поисковой системы — будь то электронная почта, PDF или отсканированный бумажный документ. Поиск по ключевым словам в реальном времени доставляет все хиты в один миг. Настройки фильтра ограничивают отображаемые результаты поиска по дате, пользователю, типу документа или ключевым словам.
 
Полезно знать: PaperOffice 2019 — это не облачное решение. Все документы хранятся локально — с военным шифрованием AES до 1024 бит. Таким образом, контроль всегда остается за пользователем. PaperOffice также удовлетворяет потребности предпринимателей, которые не хотят отдавать свой самый важный бизнес-капитал — свою информацию — в руки третьих лиц.