Система управления документами PaperOffice для ресторанного и гостиничного бизнеса — идеальное решение

PaperOffice — идеальное решение для всех отраслей

Все компании в мире совершенно уникальны, но все компании в мире имеют преимущество беспрепятственного управления своими бумагами и документами совместно. Поэтому требования к системе управления документами (СУД) тоже очень разные. В частности, компании, работающие в сфере общественного питания и организации мероприятий, известны своим большим объемом документов.

Без профессиональной СУД быстро возникает множество ручных усилий: от поиска необходимых документов до сортировки всех входящих и исходящих документов и их обширного аналогового архивирования.

Должен быть создан пул цифровых документов, благодаря которому все сотрудники всегда и везде имеют доступ к необходимым документам, а статус обработки может отображаться прозрачно. Гастрономическое обслуживание на высшем уровне и забота о хорошем настроении в качестве хозяина отеля — вот ваши задачи, которые вы выполняете с удовольствием и профессионализмом. PaperOffice позаботится обо всем, обладая такими же техническими и экспертными знаниями, как и управление документами в вашей компании. PaperOffice устраняет все трудоемкие проблемы и создает четкий обзор важных документов, таких как квитанции о гостеприимстве, счета-фактуры и накладные, договоры аренды, добавляя их в цифровой форме в PaperOffice в будущем для управления.

Использование системы управления документами, такой как PaperOffice DMS, приводит, с одной стороны, к экономии времени, что приводит к экономии затрат, например, за счет отказа от бумажных архивов, с другой стороны, к улучшению обслуживания за счет высокого уровня информационных возможностей и плавная обработка данных и информации в цепочке передачи. Цифровое и защищенное от аудита архивирование документов и квитанций в конечном итоге приводит к правовой безопасности в соответствии с правилами GoBD. Но единственное, что мешает всем компаниям немедленно использовать DMS, — это предполагаемые большие ручные усилия для перехода на цифровой путь.

Но не с PaperOffice DMS.

Благодаря системе управления документами PaperOffice вы можете просто перетащить свои квитанции и другую информацию, которая уже доступна в цифровом виде, прямо из проводника Windows в окно программы PaperOffice.

PaperOffice принимает файлы любого типа и может легко захватывать любые файлы благодаря встроенным инструментам. PaperOffice также может захватывать все ваши бумажные документы со сканера благодаря встроенному сканеру. Встроенный ScanConnect поддерживает все сканеры, многофункциональные устройства или копировальные аппараты большой емкости со встроенным блоком сканирования и очень прост в использовании. Отдельные страницы, массовое сканирование или сканирование фотографий: все, что сделано на бумаге, сканируется и записывается с высокой точностью благодаря оптимизации на основе искусственного интеллекта.

Интеллектуальное диалоговое окно для хранения документов безопасно и с молниеносной скоростью хранит новые документы непосредственно в базе данных PaperOffice. У вас всегда есть доступ ко всей информации и документации, чтобы все процессы выполнялись бесперебойно и вовремя. Вы также можете автоматизировать все процессы: благодаря искуственному интеллекту (ИИ) PaperOffice под названием PIA (PaperOffice Intelligent Automatization) вы можете без проблем использовать автоматическое распознавание и хранение документов.

В дополнение к этому, PIA AutoFill выполняет поиск наиболее важных данных документа, интеллектуально считывает их, а затем автоматически индексирует документ в PaperOffice. Экономия времени на важные дела, сокращение расходов за счет отказа от бумажных архивов, повышение качества услуг благодаря способности быстро предоставлять информацию и архивировать ваши документы в цифровом виде с защитой от несанкционированного доступа — PaperOffice гарантирует вам это благодаря внедрению эффективного решения для управления документами . PaperOffice, идеально адаптированный к вашей отрасли и вашим требованиям, интегрируется в цифровом виде в любой рабочий распорядок и рабочий процесс.

Легкая адаптируемость и бесшовная масштабируемость PaperOffice является идеальным краеугольным камнем для вашего нового цифрового офиса и гарантирует идеальное отраслевое решение.

PaperOffice может предоставить вашей компании множество других преимуществ. Мы приглашаем вас посетить наш веб-сайт, чтобы увидеть весь мир возможностей, которые открываются перед вашей компанией при внедрении PaperOffice.

Это программное обеспечение — это не расходы, а вложение, которое значительно повысит продуктивность Вашего бизнеса. Убедившись в преимуществах производительности и эффективности, вы не пожалеете, что вступили в цифровую революцию.

▬ Пробная версия PaperOffice ▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬ 

Теперь протестируйте PaperOffice в течение 14 дней без каких-либо обязательств по адресу: 

https://www.paperoffice.com

▬ Социальные сети ▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬ 

►Facebook: https://www.facebook.com/paperoffice.en/

►Twitter: https://twitter.com/PaperOffice_dms

▬ YouTube ▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬

https://www.youtube.com/paperoffice

▬ PaperOffice Blog ▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬

https://blog-ru.paperoffice.com

Преимущества оцифровки с помощью программного обеспечения для управления документами PaperOffice

С PaperOffice Вы можете быстро и легко оцифровать свои документы, чтобы упростить работу с ними.


С PaperOffice Вы можете быстро и легко оцифровать свои документы

Оцифровка — это процесс, с помощью которого мы преобразуем текст, изображение или аудио в виртуальный носитель таким образом, чтобы компьютер мог работать с указанными элементами. В последние десятилетия почти все подвергалось этому процессу, например, сегодня только аудиофилы покупают компакт-диски или виниловые пластинки, поскольку широкая публика предпочитает покупать MP3 или в последнее время платить за услуги потоковой передачи музыки. Точно так же с PaperOffice Вы можете быстро и легко оцифровать свои документы, чтобы сделать работу с ними более удобной.

Прежде чем мы перейдем к PaperOffice, давайте ответим на следующий вопрос: почему важно не отставать от вопроса оцифровки? Blockbuster была гигантской компанией с присутствием в нескольких странах, занимавшейся прокатом фильмов (хотя позже она стала предлагать и другие вещи), ее проиграл небольшой стартап под названием Netflix. Почему? Потому что Netflix предлагал фильмы в цифровом формате, который было намного проще распространять, и было удобнее иметь доступ ко всему, что Вы хотели, где бы Вы ни находились.

Мы могли бы привести множество других примеров, указывающих на отсутствие видения у крупных компаний, проигравших маленьким стартапам, которые могли понять преимущества оцифровки. Ваш бизнес не постигнет судьба Blockbuster, у вас есть время, чтобы модернизировать свой бизнес, и PaperOffice был создан, чтобы помочь вам в этом процессе. Рассмотрим следующие преимущества внедрения оцифровки:

    Уменьшите расход бумаги. Это не только эко практика, но и ваш бизнес также сэкономит деньги за счет использования меньшего количества бумаги, подумайте о том, сколько листов действительно нужно напечатать для ведения вашего бизнеса, и Вы увидите, сколько денег превратится в прибыль, а не в расходы на бумага.

    Уменьшите стоимость хранения. Когда Вы храните свои документы в физическом формате, вам необходимо выделить для них место, благодаря внедрению PaperOffice вашим объектам больше не придется учитывать дополнительное пространство, которое влечет за собой хранение документов, в дополнение к тому, что Вы можете обойтись без условий, которые эти места требуют, например, чтобы влажность контролировалась, чтобы избежать порчи бумаги.

    Облегчите удаленную работу. Когда Вы работаете с аналоговыми документами, это требует, чтобы ваши сотрудники направлялись туда, где находятся эти документы, или отправляли их им по почте или факсу. Оцифровывая их, группа может одновременно и удаленно работать с документами без необходимости перемещаться в центральное место.

В PaperOffice у вас есть все необходимые инструменты для оцифровки ваших документов. С PaperOffice вам просто нужно будет сканировать ваш документ с помощью сканера (PaperOffice будет работать с любым), а PaperOffice создаст цифровую версию, если Вы сканируете много документов, PapeOffice делает это практичным, потому что он распознает разделительные листы и разделяет документы для архивирования. Отличная функция, которая особенно полезна, если ваш бизнес регулярно работает с документами сложного формата, заключается в том, что PaperOffice использует ИИ для распознавания (если возможно) содержимого ваших документов, такого как суммы, типы документов, даты, контактные данные и т. Д. .

Одним из наиболее важных аспектов хранения документов через DMS является соблюдение правовых норм. PaperOffice был разработан с учетом требований GoBD, поэтому Вы сможете использовать программное обеспечение, не беспокоясь о нарушении каких-либо правил; например, каждый раз, когда кто-то изменяет документ, создается новая версия указанного документа, следует отметить, что все версии будут доступны в базе данных, что остается в рамках действующих правил.

Как видите, PaperOffice максимально упростит Ваш переход к безбумажному офису, не отставайте и присоединитесь ко всем компаниям, которые уже вступили в новую эру.

▬ Пробная версия PaperOffice ▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬ 

Теперь протестируйте PaperOffice в течение 14 дней без каких-либо обязательств по адресу: 

https://www.paperoffice.com

▬ Социальные сети ▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬ 

►Facebook: https://www.facebook.com/paperoffice.en/

►Twitter: https://twitter.com/PaperOffice_dms

▬ YouTube ▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬

https://www.youtube.com/paperoffice

▬ PaperOffice Blog ▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬

https://blog-ru.paperoffice.com

Преимущества автоматизации бизнес-процессов с помощью Системы Управления Документами PaperOffice

Когда люди начали автоматизировать задачи, человечество в целом совершило огромный эволюционный скачок, и жизнь стала проще, поскольку она могла производить больше с меньшими ресурсами. Вот почему промышленная революция была так важна, ведь машины не устают; они могли работать без остановок, и человеческий фактор также был исключен из операций. Затем мы вступили в цифровую революцию, которая еще больше ускорила этот процесс.

PIA AutoFill выполняет поиск наиболее важных данных документа, интеллектуально считывает их, а затем автоматически индексирует документ.
PIA AutoFill выполняет поиск наиболее важных данных документа, интеллектуально считывает их, а затем автоматически индексирует документ.

Как видите, автоматизация, без сомнения, приводит все человеческие инициативы к масштабам, которые иначе были бы недостижимы. Именно в этой области ваша компания может извлечь выгоду из PaperOffice, поскольку это программное обеспечение, которое оцифровывает и каталогизирует ваши документы, так что их хранение и последующие консультации являются высокоэффективными (и экологичными).

Как PaperOffice может повысить продуктивность и прибыльность Вашего бизнеса за счет автоматизации? Возьмем пример, который вы знаете не понаслышке: Википедия. Этот веб-сайт представляет собой сборник множества знаний, хранящихся в цифровой форме, что это означает? Ее можно легко обновлять, а с информацией, содержащейся в этой энциклопедии, можно своевременно обращаться в любой точке мира, поэтому считается, что Википедия заменила традиционные печатные энциклопедии. Точно так же время, необходимое для хранения и просмотра документов, с которыми работает ваш бизнес, будет значительно сокращено при использовании PaperOffice. Вот несколько моментов с преимуществами доведения вашего бизнеса до сегодняшнего дня путем внедрения автоматизации с помощью PaperOffice:

• Автоматическая оцифровка с использованием ИИ и системой распознавание текста OCR. Хранить физический документ в Вашей базе данных с помощью PaperOffice очень просто, поскольку программное обеспечение сможет автоматически распознавать символы и формат Вашего документа по отсканированным изображениям или изображениям. Как только Вы добавите документ он будет автоматически распознан по тексту и сохранен на Вашем сервере (при необходимости устройство NAS к примеру от компании Synology), и его можно будет вызвать в любое время набрав искомые ключевые слова в строку поиска или сохраненную информацию о документе.

• Локальное хранилище для большей безопасности. В большинстве случаев пользователи предпочитают полный контроль над своими документами. Лучший способ обеспечить их конфиденциальность и безопасность — хранить их на собственном сервере. С PaperOffice Вы можете сделать это через локальные базы данных MySQL / MariaDB, если Вы хотите зашифровать их для еще большей безопасности.

• Более эффективная групповая работа. К базам данных, содержащим Ваши документы, может удаленно получить доступ один или несколько членов вашей рабочей группы. Помимо перечисленных выше преимуществ цифрового хранилища, вы также получаете максимальную отдачу от производительности своей рабочей группы, предоставляя им возможность доступа ко всей необходимой информации из разных мест. Любой человек с необходимыми разрешениями может отправлять, редактировать и просматривать документы, что повышает общую производительность.

PaperOffice может предоставить вашей компании множество других преимуществ. Мы приглашаем вас посетить наш веб-сайт, чтобы увидеть весь мир возможностей, которые открываются перед вашей компанией при внедрении PaperOffice.

Данное программное обеспечение — это не расходы, а вложение, которое значительно повысит продуктивность Вашего бизнеса. Убедившись в преимуществах производительности и эффективности, Вы не пожалеете, что вступили в цифровую революцию.

▬ Пробная версия PaperOffice ▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬ 

Теперь протестируйте PaperOffice в течение 14 дней без каких-либо обязательств по адресу: 

https://www.paperoffice.com

▬ Социальные сети ▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬ 

►Facebook: https://www.facebook.com/paperoffice.en/

►Twitter: https://twitter.com/PaperOffice_dms

▬ YouTube ▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬

https://www.youtube.com/paperoffice

▬ PaperOffice Blog ▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬

https://blog-ru.paperoffice.com

Cистема управления документами PaperOffice 2019 — безбумажный офис становится реальностью

Прощай, бумажный хаос: PaperOffice 2019 убирает столы и шкафы для документов.

Функциональное разнообразие, безопасность и интуитивно понятное управление делают новую версию системы управления документами и информацией реальной повседневной помощью.
 
PaperOffice 2019 устанавливает новые стандарты в управлении документами и, таким образом, является чем-то вроде личного домашнего эльфа для офиса. Действительно умный домашний эльф. Оцифровка бумажных документов, надежная архивация электронной почты, высокопроизводительное распознавание текста, поиск по ключевым словам — без проблем для PaperOffice 2019. Таким образом, система ориентирована не только на друзей магических офисных питомцев, но и на всех боссов и сотрудников, которые хотят оптимизировать свое время. Почему? Если Вы используете PaperOffice, вы экономите в среднем около 150 часов в течение года, которые в противном случае будут потеряны при поиске офисных документов. Достаточно времени, чтобы наконец овладеть деловым английским, получить дальнейшее образование или немного легче.
 
Хитрость: PaperOffice позволяет записывать документы различными способами. Существующие электронные файлы объединяются путем перетаскивания из файловой системы, путем массового импорта отдельных файлов или путем импорта структуры папок Windows в PaperOffice. ScanConnect, стандартный интегрированный модуль сканера, сканирует отсканированные бумажные документы в систему за считанные секунды. Затем они могут быть отредактированы, сохранены, оптимизированы и снабжены отдельными примечаниями.

Модуль OutlookConnect, в свою очередь, обеспечивает быстрый и интуитивно понятный импорт электронной почты — без какого-либо стороннего программного обеспечения. Хранение электронных писем и связанных с ними вложений в общих папках обеспечивает максимально возможный обзор. Архивирование электронной почты, не поддающееся проверке, отвечает всем требованиям законодателя (соответствие требованиям GoBD).
 
В практической офисной жизни PaperOffice 2019 выталкивает «оцифровку» из простого символа модного слова. После оцифровки все документы можно искать с помощью внутренней поисковой системы — будь то электронная почта, PDF или отсканированный бумажный документ. Поиск по ключевым словам в реальном времени доставляет все хиты в один миг. Настройки фильтра ограничивают отображаемые результаты поиска по дате, пользователю, типу документа или ключевым словам.
 
Полезно знать: PaperOffice 2019 — это не облачное решение. Все документы хранятся локально — с военным шифрованием AES до 1024 бит. Таким образом, контроль всегда остается за пользователем. PaperOffice также удовлетворяет потребности предпринимателей, которые не хотят отдавать свой самый важный бизнес-капитал — свою информацию — в руки третьих лиц.